NahoruPoskytnutí zálohy
Stejně jako u tuzemské pracovní cesty je zaměstnavatel
povinen zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu poskytnout
zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s ním
nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Tuto možnost neposkytnutí zálohy nelze
stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě. Jde o
individuální dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem sjednanou
písemně anebo ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta
záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní
cestu odjel bez zálohy.
Záloha může být zaměstnanci poskytnuta zapůjčením
platební karty, cestovním šekem anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li
záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu,
kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve
které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí stravné. Jestliže je
zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF
stanoveno pro rok 2007 stravné v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být
poskytnuta záloha v EUR, právě naopak by měla být poskytnuta ve zlotých (na
ubytování, nutné vedlejší výdaje apod.). Zaměstnavatel se však může se
zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné
měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní
cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný
smysl.
Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů
velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má
neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé
pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance včetně
dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz.
Nic také nebrání ani tomu, aby byla zaměstnanci (na
základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta
převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před
pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti
zaměstnance a zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní
směrnici, ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého soukromého
účtu.
Poskytnutí zálohy zaměstnanci v cizí měně je nutno
provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna),
kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy
zřízenou a správně vedenou.
Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či
kapesné, jak se někteří zaměstnavatelé domnívají, ale o zálohu na všechny
druhy cestovních náhrad. Cestovními náhradami jsou náhrada jízdních výdajů,
výdajů za ubytování, nutných vedlejších výdajů, stravné a kapesné. Zaměstnanec
však na pracovní cestě v zahraničí bude často hradit i jiné než uvedené výdaje
(tj. jiné výdaje, než za které jsou mu poskytovány cestovní náhrady), např.
nákup PHM do služebního vozidla, nákup materiálu, zboží, úhradu služeb, jako je
mytí či oprava vozidla apod. Tyto výdaje však nejsou cestovními
náhradami, protože mají zcela jiný charakter. Neměly by tedy být
vyúčtovávány společně s cestovními náhradami a ani by o nich nemělo být
účtováno na účtu cestovních náhrad. Na tyto výdaje by měl zaměstnavatel
poskytnout zaměstnanci také zálohu, ale vzhledem k jejímu odlišnému charakteru
samostatně, jiným výdajovým pokladním dokladem, nebo alespoň účetně ošetřenou
zaúčtováním na samostatný analytický účet. Způsob jejího vyúčtování totiž není
zpravidla shodný s postupy platnými pro vyúčtování cestovních náhrad. Protože v
praxi se však často takto nepostupuje a záloha je i v uvedených případech
zaměstnanci poskytnuta pouze jedna (jedním dokladem) bez rozlišení, jaká částka
je poskytnuta jako záloha na cestovní náhrady a jaká na ostatní výdaje, je
vhodné vypořádat se zaměstnancem nejdříve výdaje, které vynaložil na tyto
platby, a až zůstatek zálohy považovat za zálohu na cestovní náhrady.
Samozřejmě, že pokud by zaměstnanci byla poskytnuta samostatně záloha na
cestovní náhrady a samostatně na uvedené výdaje (případně by výše zálohy byla
analyticky na tyto části rozdělena), pak se vypořádá každá záloha (část)
samostatně.
Při dlouhodobé pracovní cestě se zpravidla
zaměstnanci neposkytuje záloha jednorázově na celou dobu trvání pracovní cesty.
V těchto případech je vhodné poskytnout zaměstnanci zálohu formou platební
karty, jejíž stav lze kontrolovat výpisy z účtu a příp. doplňovat. Kromě toho z
těchto výpisů je zřejmé nejen kdy, k jakému účelu a jaká částka byla
zaměstnancem čerpána, ale i kurz, který byl bankou ke směně měny použit.
Je-li při dlouhodobé cestě zaměstnanci poskytována
záloha v hotovosti a tato hotovost je průběžně doplňována, je v případech, kdy
je např. podle ustanovení
§ 168 zákoníku práce
sjednána možnost návštěvy rodiny, vhodné využít této přítomnosti zaměstnance v
tuzemsku nejen k doplnění zálohy, ale také k vyúčtování dosud vynaložených
výdajů a cestovních náhrad se zaměstnancem. Každá účetní jednotka jistě najde
způsob jak zabezpečit, aby o příslušných nákladech bylo účtováno v období, se
kterým věcně a časově souvisí. Jedním ze způsobů je v uvedeném případě např.
postupné vyúčtovávání náhrad cestovních výdajů.
DOTAZ Č. 1
Lze kolektivní smlouvou upravit, že v případě nároku
zaměstnance pouze na stravné se záloha neposkytuje?
Podle
§ 183 odst. 1 zákoníku práce se může
zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu záloha nebude poskytnuta. Jde o
individuální dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem. Neposkytování záloh proto
nelze upravit vnitřní směrnicí ani ujednáním v kolektivní smlouvě.
NahoruPostup při neposkytnutí zálohy
Poměrně často se stávají případy, kdy zaměstnavatel
zaměstnanci zálohu na zahraniční pracovní cestu neposkytl. Na rozdíl od právní
úpravy platné do 31. 12. 2006 je již takovýto postup po dohodě se zaměstnancem
možný. Opět ale jde o případ individuální dohody mezi zaměstnavatelem a
zaměstnancem a nemůže být určen vnitřním předpisem. Ve vnitřním předpisu však
může být uvedeno, jak se taková dohoda sjednává, zda musí být písemná anebo jen
ústní apod. Zákoník práce pro formu této dohody nestanoví žádná pravidla ani
postupy.
Jestliže tedy zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha,
nemůže prakticky nastat při vyúčtování cestovních náhrad jiná situace než ta,
že zaměstnanec má určitý doplatek.
NahoruVyúčtování cestovních náhrad
Podle
§ 183 odst. 3 zákoníku práce je
zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, pokud
se nedohodne se zaměstnavatelem jinak, předložit zaměstnavateli všechny
doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit
nevyúčtovanou zálohu. Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec uvést také
časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také dobu překročení
státních hranic příslušných států. Nejvhodnějším způsobem je opět vyplnění
tiskopisu Příkaz k pracovní cestě, který obsahuje místo pro uvedení příslušných
údajů a všech druhů náhrad. Je však vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda
(příp. jaký) tiskopis k tomuto účelu používá.
Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým
podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o
časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla poskytnuta bezplatně strava
(který den a která jídla - snídaně, oběd, večeře) či nikoliv.
Vzhledem k tomu, že u zahraničních pracovních cest má
značný význam okamžik překročení hranic (zejména pro účely stanovení
výše stravného a způsob výpočtu náhrady za spotřebované PHM při dohodnutém
použití vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl),
je důležité, aby zaměstnanci při vyúčtování také tyto údaje důsledně a pravdivě
uváděli.
Po předložení všech dokladů zaměstnancem je podle
§ 183 odst. 5 zákoníku práce
zaměstnavatel povinen do deseti dnů, není-li dohodnuto se zaměstnancem
jinak, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty
(rozdíl proti…
