Zkušenosti z implementace personálního informačního systému

     Změny v legislativě nás zatěžují řadou informací, které je nutné podchytit, pracovat s nimi a operativně reagovat na jejich změny. Také nový zákoník práce ukládá zaměstnavatelům další povinnosti v oblasti evidence a vedení personální dokumentace. Neustále se tak zvyšují nároky na získávání, vedení a vyhodnocování informací. Dobrý informační systém zvyšuje produktivitu práce s těmito informacemi a minimalizuje riziko opomenutí a nesplnění povinností vůči legislativě či úřadům. Protože jsem se podílel na implementaci nového personálního systému do života velké akciové společnosti, předkládám na následujících řádcích získané postřehy a zkušenosti.

     V odborné literatuře je personalistika většinou rozdělována z hlediska vývoje i obsahu do tří forem - personální administrativa, personální řízení a řízení lidských zdrojů. K nim se váže i stupeň práce s informacemi a jejich zpracování co do množství i formy. Každá z těchto forem využívá stále více výpočetní techniku.

     Personální administrativa je chápána jako souhrn činností, které jsou spojené se zaměstnáváním lidí, pořizováním, uchováváním a aktualizací dokumentů a informací týkajících se zaměstnanců a jejich činností. Tomu odpovídá i úroveň a rozsah informací. Požaduje se jen to nejnutnější a není ani zájem další informace pořizovat. Také mzdový systém je velice jednoduchý a nevyžaduje velké nároky na informace. Pozornost je věnována především informacím, které jsou spojené s výrobou a účetnictvím. Informace jsou zaznamenávány i vyhodnocovány formou různých písemných dokumentů, technika je reprezentována převážně kalkulačkou. S touto úrovní práce s informacemi se setkáváme i dnes zejména u nejmenších forem podnikání - fyzických osob. U malých firem jsou informace v oblasti personalistiky většinou spojeny jen se zpracováním mezd, které je řešeno formou outsourcingu.

     Personální řízení vychází z předpokladu, že významnou konkurenční výhodou je pečlivě vybraný, zformovaný, organizovaný a motivovaný pracovní kolektiv. V důsledku toho je prosazována aktivní role personální práce. Existují personální útvary, práce se profesionalizuje a stává se záležitostí specialistů. Narůstají požadavky na množství a kvalitu informací. Personální práce se ovšem stále orientuje zejména na vnitrorganizační problémy zaměstnávání lidí a hospodaření s pracovní silou. Významně se začíná využívat možností osobních počítačů a různých programů, ale přednostně na zpracování údajů pro mzdy. Na této úrovni se pohybuje řada středních, ale i některých velkých firem.

     Řízení lidských zdrojů je nejnovější koncepce personální práce. Práce s lidmi se stává jádrem řízení organizace. Dovršuje se přechod personální práce od administrativní činnosti k činnosti koncepční. Rostou požadavky nejen na množství a kvalitu informací, ale především na časové limity jejich zpracování. Na trhu se objevují firmy, které nabízejí software, komplexně zpracovávající informace z celé oblasti řízení lidských zdrojů. Před řadou organizací pak stojí úkol výběru a následně implementace personálního informačního systému. Ti, kteří tento krok učinili, vědí, že je to náročný proces, po jehož realizaci je ovšem práce s personálními informacemi na řádově vyšší úrovni.

     Z předcházejících odstavců vyplývá, že pro jakoukoliv úroveň personální práce je nezbytnou podmínkou existence věrohodných a aktuálních informací. Ty mohou být zpracovány různým způsobem a na různé úrovni. Střední a velké firmy, které respektují systém řízení lidských zdrojů, se bez počítačové formy personálního informačního systému (PIS) již neobejdou.

     Řízení lidských zdrojů nachází svůj konkrétní výraz v personálních činnostech. V rámci analýzy procesu získávání a zpracování personálních informací zjistíme stav naplnění personálních činností. Zpracujeme si jednoduchou tabulku:

Tabulka č.1: Analýza stavu informací o personálních činnostech

     Tabulka je orientačním návodem. Každá firma určitě přesně vymezí „své“ personální činnosti. Z tabulky zjistíme podíl zpracování v papírové podobě, elektronicky apod. Pokud převažuje zpracování dat elektronicky, není dobré příliš odkládat rozhodnutí o pořízení personálního informačního systému.

     Pořízení personálního informačního systému není malá investice, proto je potřeba, aby se personalista dobře připravil a zdůvodnil potřebu pořízení.

     Každá firma má specifické podmínky a tím i důvody k zavedení nového PIS, přesto je ovšem možné některé zobecnit:

1. integrace informací z oblasti personální administrativy, mezd a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a jejich zpracování do jednoho systému. Zaměstnance vedeme jenom v jednom systému a využíváme jenom jednotlivé moduly k zpracování a vyhodnocení informací z více oblastí práce.

2. rychlejší a přesnější zpracování dat, přehledů a analýz. Výstupy ve sjednocených formátech a obsahu.

3. po naplnění systému informacemi (velmi pracná a na lidský potenciál náročná etapa) reálná možnost snížení počtu zaměstnanců a tím i úspory osobních nákladů;

4. systém on-line, který umožňuje centralizaci zpracování dat, ale i účinnější kontrolu práce jednotlivých zaměstnanců personálního odboru. Vybraní vedoucí zaměstnanci mohou získávat informace o zaměstnancích přímo, protože jim administrátor systému umožní přímý vstup.

5. celkové zkvalitnění řízení lidských zdrojů ve všech oblastech a činnostech;

6. možnost využití „elektronizace“ dalších činností, jako je evidence docházky, systém stravování apod.;

7. kompatibilita s informačním systémem v oblasti účetnictví, řízení výroby, zásob apod.

     Je otázkou, zda je potřeba ještě před projednáním žádosti o schválení zařazení pořízení PIS do plánu řešit prezentaci…