Vyúčtování cestovních náhrad při používání platebních karet

     Používání platebních karet vydávaných bankami k příslušnému účtu je dnes celkem běžné. Méně běžné, ale přitom zpravidla výhodné, je také jejich používání na pracovních cestách.

     K nesporným výhodám při používání firemních platebních karet zaměstnanci na pracovních cestách v zahraničí patří zejména to, že:

• není nutno nakupovat cizí měnu a poskytovat ji jako zálohu zaměstnanci prostřednictvím valutové pokladny,

• zaměstnanec má na pracovní cestě vždy k dispozici potřebné prostředky k bezhotovostním úhradám služeb či nákupu zboží a k případnému výběru potřebné hotovosti z bankomatu,

• i při dlouhodobé zahraniční pracovní cestě má zaměstnavatel prostřednictvím výpisu z účtu přehled o úhradách prováděných zaměstnancem (vč. směnného kurzu), a tedy i o nákladech spojených s příslušnou pracovní cestou,

• zaměstnavatel má přehled o úhradě částek, které nejsou cestovními náhradami (nákup zboží, PHM, služeb),

• je jimi možno provádět i nákupy jízdenek či letenek, a to i prostřednictvím internetu.

Nevýhodou některých platebních karet je placení poplatku za vydání a používání a zpravidla její nepřenositelnost mezi jednotlivými zaměstnanci.

     Důležitou vlastností platební karty je určitá svázanost s jejím držitelem (karta je nepřenosná). Proto je vhodné při předávání platební karty pořízené k účtu zaměstnavatele uzavřít s příslušným zaměstnancem (držitelem karty) dohodu o hmotné odpovědnosti vč. stanovení podmínek a účelů, ke kterým může anebo nemůže zaměstnanec platební kartu použít.

 NahoruZáloha na cestovní náhrady

     Podle § 183 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyslanému na tuzemskou i na zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s ním nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Tuto zálohu lze podle § 183 odst. 2 zákoníku práce zaměstnanci poskytnout v hotovosti, cestovním šekem, zapůjčením platební karty, převodem na účet zaměstnance u banky apod. Možné jsou i kombinace uvedených způsobů.

     Přestože při poskytnutí platební karty zaměstnanci již zpravidla nedochází před pracovní cestou k poskytnutí zálohy v hotovosti z pokladny, je nutno např. výběry z bankomatu provedené zaměstnancem při pracovní cestě prostřednictvím platební karty zaměstnavatele a úhrady částek, které nesouvisí s pracovními úkoly, pro které byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, považovat v etapě vyúčtování cestovních náhrad za doplnění zálohy.

 NahoruVyúčtování cestovních náhrad

     Nejdůležitější činností prováděnou v etapě vyúčtování cestovních náhrad je zjištění výše celkového nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů souvisejících s příslušnou pracovní cestou, výše nákladů zaměstnavatele a také výše přeplatku anebo doplatku, který bude se zaměstnancem vypořádáván.

     Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady, a to nejen její výše, ale také způsob a den poskytnutí. Tato záloha se vyúčtovává (pozor, nejde ještě o faktické vypořádání ani o účtování) zpravidla v měně, ve které byla zaměstnanci poskytnuta.

     Protože transakce provedené platební kartou lze zkontrolovat až na základě výpisu z účtu, lze i vyúčtování cestovních náhrad, vypořádání nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů za příslušnou pracovní cestu a také následné účtování o uskutečněných účetních případech v zásadě provést až po obdržení příslušného výpisu z účtu. V ustanovení § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce jsou sice uvedeny desetidenní lhůty pro zaměstnance k předložení dokladů nezbytných k provedení vyúčtování a pro zaměstnavatele k následnému uspokojení práv zaměstnance, ale obě tyto lhůty lze po vzájemné dohodě zaměstnance a zaměstnavatele prodloužit. Jaký postup a jaké kurzy k přepočtům měn by měly být použity v etapě vyúčtování a při účtování při používání platebních karet, je uvedeno níže.

 NahoruPoužívání kurzů

     Aby bylo po příslušné zahraniční pracovní cestě možno zjistit, zda zaměstnanec má doplatek anebo přeplatek, musí být provedeno srovnání zálohy poskytnuté na tuto pracovní cestu s nárokem zaměstnance na celkovou výši cestovních náhrad týkajících se této pracovní cesty, ve stejné měně, ve které byla záloha na pracovní cestu zaměstnanci poskytnuta. Pokud byla zaměstnanci poskytnuta záloha ve více měnách, je pro uvedený účel nejvhodnější výši zálohy i nároku zaměstnance vypočítaného v příslušných měnách, přepočítat na jednu z těchto měn.

     Protože výpočet výše doplatku nebo přeplatku prováděný v etapě vyúčtování není účetním případem, nelze pro uvedené zjištění výše nároku zaměstnance na výši náhrady cestovních výdajů, a tedy na výši doplatku či přeplatku (příp. jeho částí), který bude se zaměstnancem vypořádáván, v zásadě použít kurz, který účetní jednotka používá ve svém účetnictví. Takové kurzy použije účetní jednotka v souladu s účetními předpisy pro účtování o uskutečněném účetním případu, tj. např. o pohybu prostředků ve valutové pokladně, nikoliv však k výpočtu výše uvedeného nároku (doplatku, přeplatku) zaměstnance.

Používání kurzů pro určení výše cestovních náhrad v etapě vyúčtování

     Pro přepočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady (doplatku či přeplatku) zjištěné v cizí měně na jinou cizí měnu (nebo na Kč), tj. pro zjištění výše cestovních náhrad, na něž má zaměstnanec nárok, částek, které budou se zaměstnancem vypořádávány a o kterých bude následně účtováno, se použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a § 184 zákoníku práce, tj. v případě, kdy:

1. zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady

   • kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí, anebo

   • kurz ČNB platný v den poskytnutí zálohy,

2. zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta

   • kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

 NahoruKurzy při použití platební karty

     Jaký kurz se ale použije k vyúčtování zálohy v případě, kdy je zaměstnanci poskytnuta k používání firemní platební karta? Složitost použití správného kurzu k přepočtu měn v etapě vyúčtování je při používání platebních karet způsobena zejména tím, že ve většině případů je zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta vystavená sice k účtu zaměstnavatele, ale na jméno zaměstnance. Zaměstnanec tak má platební kartu prakticky poskytnutu na celou dobu její platnosti (jeden až tři roky), tj. tzv. natrvalo, a nevrací ji tedy ani po každé pracovní cestě do pokladny. Datum poskytnutí platební karty a den nástupu na pracovní cestu jsou tak zpravidla vždy značně rozdílné. Dalším důvodem uvedené složitosti je to, že zaměstnanec při delší zahraniční pracovní cestě také zpravidla používá tuto platební kartu k výběru hotovosti v cizí měně z bankomatu v zahraničí, přičemž takovýto výběr hotovosti není úhradou ubytování či jiné služby anebo pořízení věci, i když pro takovouto úhradu sloužit může. Proto je uvedený výběr hotovosti považován za doplnění (byť nulové) zálohy.

     Pokud je zaměstnanci, který má k dispozici firemní platební kartu, před příslušnou pracovní cestou poskytnuta z pokladny také záloha v hotovosti, je pro výběr správného kurzu pro použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad rozhodující ustanovení § 183 odst. 3 zákoníku práce a k přepočtům měn se při vyúčtování použije některý z kurzů uvedených výše v odrážkách u písm. a). Jestliže zaměstnanci před pracovní cestou záloha v hotovosti poskytnuta není (není k tomu ani důvod, protože zaměstnanec má firemní platební kartu), pak jde z hlediska použitelnosti kurzů v etapě vyúčtování zpravidla o případ uvedený výše v odrážce písm. b). Může ale nastat i případ, kdy bude možno při vyúčtování použít i kurz uvedený ve výpisu z účtu, tj. kurz směny.

     Další podrobnosti použití kurzů pro přepočet měn při používání firemních a soukromých platebních karet jsou uvedeny v příkladech. Z výše uvedených údajů a postupů použitých v příkladech je snad zřejmé, že při používání platebních karet je nutné dát pozor na používání správných kurzů pro přepočet měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad. V etapě vyúčtování, kdy se zjišťuje celkový nárok zaměstnance na cestovní náhrady a výše přeplatku či doplatku, který bude se zaměstnancem vypořádáván, se v případě, kdy zaměstnanci byla zapůjčena firemní platební karta na jednu pracovní cestu a nebyla mu na tuto cestu poskytnuta záloha v hotovosti, použije kurz ČNB ze dne zapůjčení této platební karty. Pokud má zaměstnanec firemní platební kartu k dispozici trvale, pak nejde o případ zapůjčení této platební karty pro příslušnou pracovní cestu a z pohledu používání kurzů v etapě vyúčtování jde o případ, kdy zaměstnanci záloha poskytnuta na příslušnou pracovní cestu nebyla. Ve smyslu ustanovení § 184 zákoníku práce se tak pro uvedený účel použije, nebyla-li na příslušnou pracovní cestu poskytnuta záloha v hotovosti, vždy kurz ČNB platný první den příslušné pracovní cesty.

     V etapě účtování o účetních případech uskutečněných v cizí měně budou, snad samozřejmě, použity kurzy uvedené ve vnitřní účetní směrnici příslušné účetní jednotky platné v den uskutečnění příslušného účetního případu. Tyto případy nejsou v tomto článku uvedeny, protože jeho předmětem není používání kurzů při účtování o cizích měnách, ale používání kurzů v etapě vyúčtování cestovních náhrad.

 NahoruSoukromé platební karty

     Poměrně častou otázkou je, zda zaměstnanec může na zahraniční pracovní cestě používat svou vlastní platební kartu. Jak již bylo uvedeno, je podle § 183 odst. 1 zákoníku práce zaměstnavatel…