V poslední době se setkáváme s častými dotazy zaměstnavatelů, zda je možné i v rámci pracovněprávních vztahů přejít na tzv. elektronizaci dokumentů. Zatímco mimo pracovněprávní sféru je uzavírání smluv elektronickou formou v některých odvětvích již běžné, v případě pracovněprávní agendy tomu tak není. V posledním roce jsme nicméně zaznamenali jasný trend směřující ke snaze řady zaměstnavatelů zavést elektronizaci i v pracovněprávní oblasti, a to zejména z důvodu úspory archivačních materiálů, přehlednosti a flexibilitě, kterou elektronická personální agenda přináší. Řada zaměstnavatelů nicméně stále váhá, zda přechodu na elektronický personální spis nebrání právní překážky.
V rámci tohoto článku bychom rádi odpověděli na základní otázky, které se obvykle u zaměstnavatelů objevují při zvažování zavedení elektronizace personální agendy.
LZE POUŽÍVAT ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY V PRACOVNĚPRÁVNÍCH VZTAZÍCH?
Ano, i v personální oblasti lze používat elektronické dokumenty a elektronicky je podepisovat. Pracovněprávní úprava totiž nijak nebrání použití elektronické formy dokumentů a elektronických podpisů. Použití elektronické formy je tedy možné za podmínek shodných jako v ostatních oblastech, a to dle úpravy příslušných právních předpisů, zejména občanského zákoníku, nařízení eIDAS (nařízení Evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu) a prováděcího zákona o službách vytvářejících důvěru v elektronické transakce (zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce).
BUDE SPLNĚN POŽADAVEK PÍSEMNÉ FORMY VYŽADOVANÝ ZÁKONÍKEM PRÁCE?
Ano. Základním požadavkem na většinu pracovněprávních dokumentů, zejména pak na pracovní smlouvu, je jejich písemná forma. Písemná forma je samozřejmě naplněna primárně v případě, že dokument je vyhotoven na papíře a standardně podepsán. Písemná forma se ovšem považuje za zachovanou (splněnou) i v případě, kdy je takový dokument vyhotoven elektronicky a elektronicky podepsán. I elektronická pracovní smlouva (např. v dokumentu formátu PDF) obsahující elektronické podpisy je tedy řádnou písemnou pracovní smlouvou, která musí být akceptována stejně, jako pracovní smlouva na papíře.
JAKÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS JE NUTNÉ POUŽÍT, TEDY POTŘEBUJI K TOMU TZV. KVALIFIKOVANÝ ELEKTRONICKÝ PODPIS?
V rozporu s častým přesvědčením není nutné, aby si zaměstnavatel či zaměstnanci pořizovali speciální certifikáty na certifikovaném nosiči, které vydává např. Česká pošta, s. p., nebo První certifikační autorita, a. s. (tzv. kvalifikovaný elektronický podpis). V rámci pracovněprávních vztahů (pokud není zaměstnavatelem veřejnoprávní subjekt) je totiž možné použít jako elektronický podpis cokoliv, co má elektronickou podobu, lze to k dokumentu (např. ve formátu PDF) připojit a identifikuje to konkrétní osobu. V pracovněprávních vztazích je tedy dostačující tzv. “prostý“ elektronický podpis (oficiálně v právních předpisech označovaný jako "jiný typ elektronického podpisu“). Výjimkou v tomto případě jsou pouze zaměstnavatelé ve veřejné sféře, kteří takovou volnost nemají.
Tento prostý elektronický podpis pak může mít řadu forem. Od potvrzení souhlasu jedinečným heslem, obyčejného naskenovaného obrázku podpisu vloženého do dokumentu až po tzv. dynamický biometrický podpis (viz níže).
Při volbě vhodného způsobu elektronického podepisování by ale měl zaměstnavatel pamatovat zejména na to, že se jednou může dostat do sporu (třeba se zaměstnancem) o to, kdo vlastně opravdu daný dokument podepsal. Zaměstnanec může popírat, že na dokumentu je jeho podpis. V takovém případě bude prokázání této skutečnosti obvykle na zaměstnavateli.
Použije-li zaměstnavatel k podpisu právě jen např. vložený obrázek podpisu zaměstnance, bude pravost takového podpisu prokazovat jen velmi obtížně. Zaměstnanec bude např. argumentovat, že jej zaměstnavatel jen zkopíroval z jiného dokumentu. Pokud chce tedy zaměstnavatel používat elektronické podpisy, doporučujeme jako minimální standard pro podpis důležitých dokumentů (např. pracovní smlouvy) využít biometrický podpis. Biometrický podpis je podpis učiněný na speciálním zařízení (tabletu nebo podpisovém padu), které kromě obrázku podpisu zaznamená mnoho dalších parametrů (tlak, rychlost apod.), a tedy umožní, aby byla pravost podpisu zkoumána zpětně znaleckým posudkem obdobným způsobem jako pravost běžného podpisu na listině. Biometrický podpis je navíc pevně spojen s konkrétním dokumentem, a tedy jej nelze přenést do jiného dokumentu. Náklady na pořízení podepisovacích zařízení s biometrickým podpisem přitom mohou začínat i jen na několika tisících korunách (do úvahy je ale nutné vzít také související softwarová řešení).
JAKÝM ZPŮSOBEM SE ZAMĚSTNANEC DOSTANE KE SVÝM DOKUMENTŮM?
Přístup k elektronickým dokumentům ze strany zaměstnance je v praxi obvykle nastaven tak, že každý zaměstnanec má v rámci systému zaměstnavatele přístup ke svému úložišti, do kterého jsou mu doručovány jeho dokumenty a jsou tam také ukládány. V rámci tohoto úložiště pak zaměstnanec potvrdí, že se s dokumentem seznámil. Řešení je tedy snazší v případě zaměstnanců, kteří běžně pracují s počítačem. Nicméně i u zaměstnanců, kteří s počítačem nepracují, může být přístup do systému zajišťován pomocí přístupových kiosků rozmístěných v prostorách zaměstnavatele, které umožňují zaměstnancům se do systému přihlásit.
Možných technických řešení způsobů elektronického podepisování, přístupů k dokumentům ze strany zaměstnance a jejich vzájemných kombinací pro zajištění maximální míry prokazatelnosti a identifikace jednající osoby je samozřejmě mnoho, dle čehož se také odlišuje finanční a časová náročnost implementace takových systémů.
JAKÉ JSOU VÝHODY DOKUMENTŮ V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ?
Výhod elektronizace pracovněprávní agendy může být mnoho, byť bude samozřejmě záležet na každém zaměstnavateli a jeho podmínkách. Obvyklé personální oddělení zaměstnavatele s již i desítkami zaměstnanců je většinou zavaleno velkým množstvím osobních spisů obsahujících tisíce potištěných listů papíru. Zatímco v listinné podobě potřebují tyto spisy alespoň jednu skříň či malou místnost, v elektronické podobě se bez problému vejdou i na jeden pevný disk. Úspora nákladů na tisk a archivaci (povinnou mnohdy v desítkách let) je tak zřejmá.
Další výhodou je také trvanlivost dokumentů. Po letech totiž mohou listinné dokumenty vyblednout, jejich čitelnost se zhoršuje, podpisy mizí. Elektronický dokument přitom bude i po desítkách let naprosto stejný a bez problémů čitelný. Také sice potřebuje nějakou údržbu (např. obnovení časových razítek), ale i tak je na tom v tomto ohledu lépe.
V elektronických dokumentech (které nejsou jen "hloupými“ naskenovanými kopiemi) lze pak také podstatně jednodušeji vyhledávat než v listinných dokumentech. Představte si, že máte 500 zaměstnanců a chcete například zjistit, se kterými zaměstnanci máte v pracovní smlouvě sjednánu konkurenční doložku. Procházením listinných osobních složek v takovém případě strávíte přinejmenším celý den, máte-li ale pracovní smlouvy v elektronické podobě, bude takový úkol otázkou maximálně několika desítek minut s pomocí fulltextového vyhledávání.
Pominout nelze také povinnost zaměstnavatele mít v některých případech (např. u cizinců nebo zaměstnanců na DPP) na pracovištích kopie dokumentů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu. Máte-li zaměstnance na mnoha různých místech, může být dodržování této povinnosti v listinné podobě komplikované. Problematické je pak také zabezpečení těchto dokumentů na jednotlivých pracovištích (nezapomínejme, že pracovní smlouvy obsahují osobní údaje a nemohou být proto komukoliv přístupné). V případě elektronických dokumentů pak stačí mít na pracovišti počítač (či dokonce i jen tablet nebo chytrý mobilní telefon), přes který lze k těmto dokumentům vzdáleně přistoupit na elektronickém úložišti a kontrolnímu orgánu je předložit (či rovnou odeslat elektronické originály).
Poslední nespornou výhodou je také lepší řízení přístupu k dokumentům a jejich skladování z pohledu povinnosti k ochraně osobních údajů. Otevřené šanony s osobními spisy na pracovních stolech…
