Ať se nám to líbí, nebo ne, odpočinek je legitimní součástí
našich životů a odjezd na dovolenou by rozhodně neměl působit zvýšenou
stresovou zátěž.
Přesto se v mnohých firmách neubráníme emočně vypjatým situacím,
které rozhodně nepřispívají k dobré firemní atmosféře. Někteří pracovníci
dokonce díky pocitu své vlastní nepostradatelnosti (v některých organizacích to
dokonce může vypadat i jako pravda) si dovolenou nevybírají vůbec, jiní sice
odjíždějí, ale celou dovolenou elektronicky komunikují, nevypínají mobilní
telefon a jsou stále zapojeni do všech pracovních aktivit. Tyto situace se
velmi špatně odrážejí nejen na zdravotním stavu, ale i na soukromém životě,
protože rodina většinou očekává, že o dovolené se doženou resty v množství
společně tráveného času. Výsledným efektem je potom zcela vyčerpaný
pracovník a zhoršené mezilidské vztahy.
Proto si pojďme od začátku připustit (vím, že mnozí z Vás i neradi),
že opravdový odpočinek prostě potřebujeme a že pokud vyčerpanou energii
nedobíjíme, za pár let už to nedoženeme a stejně se to promítne i v našich
pracovních výkonech. Diskuze o tom, zda na dovolenou vůbec jet, tedy rovnou
vynecháme a zkusíme se zamyslet nad tím, jak odjet v co největším
klidu.
Dovolená neznamená, že nejste na pracovišti, ale zůstáváte
stále na příjmu.
Dovolenou naplánujeme a zaznamenáme do kalendáře. Už při plánování
jsme realističtí a vycházíme z provozních možností. To znamená, že účetní si
nenaplánuje dovolenou v době uzávěrky, obchodník na konci čtvrtletí a
marketingový specialista týden před veletrhem. Pokusíme se dohodnout s rodinou
a zvolit nejméně problematický termín, projednáme ho se svým nadřízeným a potom
už ho (v souvislosti s pracovními aktivitami) neposouváme. Odpustíme si tedy
všechny odpovědi typu: „Mám sice dovolenou, ale to nevadí, já se toho
konferenčního hovoru zúčastním, já na tu schůzku přijedu, klidně přijďte, já to
posunu.“ NE! Každý profesionální nadřízený i kolega respektuje dovolenou
ostatních pracovníků a pokud včas a především ihned po návrhu termínu schůzku
nebo konferenční telefonát odmítnete, je vše v pořádku.
Málokdo asi odjíždí na dovolenou s tzv. „čistým stolem“, ale již asi
tři týdny před dovolenou se musíme snažit jednotlivé aktivity uzavírat, a pokud
zahajujeme nové, tak vždy za přítomnosti člověka, který nás bude zastupovat.
Předat někomu agendu posledních dvou měsíců během hodiny je totiž nemožné.
Schůzky operativně posouváme a při jejich plánování máme na mysli,
že poslední den před nástupem na dovolenou a první den po návratu bychom
rozhodně neměli mít v diáři žádná jednání, ale blokovaný čas na uzavření a
otevření agendy. Jedinou pevně naplánovanou schůzkou by mělo zůstat předávání
agendy zástupci a po návratu pak přebírání informací. Dovolené by tedy měly být
naplánovány tak, abyste se potkali se svým zástupcem alespoň na den. Pokud to
není možné, domluvte si alespoň čas telefonického rozhovoru nebo jiný způsob
předání informací.
Minimálně týden před nástupem dovolené tuto skutečnost začněte
připomínat a žádejte všechny dokumenty k podpisu, případně žádosti o rozhodnutí
záležitosti, které patří do Vaší agendy. Zároveň dohodněte se svým týmem systém
fungování oddělení.
Stanovte svého zástupce a jasně definujte jeho pravomoci. Pokud by
musel podepisovat nějaký důležitý dokument, vypracujte pověření písemně,
nezapomeňte na úřední ověření.
Připravte seznam rozpracovaných aktivit a stručný popis
konkrétního stavu, např.:
Akce veletrh (11. - 15. říjen)
-
datum je důležité, aby si každý ihned uvědomil, zda vše musí být
vyřešeno již v době Vaší srpnové dovolené, nebo zda je relativně dost času;
-
rámcová dohoda s organizátorem;
-
první brief agentuře;
-
vypracovaná strategie účasti;
-
urgence obchodních partnerů a shromáždění všech podkladů k
realizaci stánků (viz tabulka v příloze) - nejdůležitější je popsat, na čem by
se mělo pracovat i během Vaší nepřítomnosti a zároveň rámcově upozornit na stav
jednání. Případně popsat, kde jsou dokumenty k dispozici, kdo může poskytnout
více informací.
Připravte seznam nových úkolů, které je potřeba vyřešit, než
se vrátíte. Úkoly jasně rozdělte mezi kolegy. Bez stanovení zodpovědnosti
nemůžete…
