Vzdálená práce či "domácí kancelář" si v době pandemie získala mezi zaměstnanci značnou oblibu. Svůj vztah k ní často přehodnotili i zaměstnavatelé, kteří byli vůči ní skeptičtí. Když pandemie odezněla, začaly posuzovat, nakolik u této praxe zůstat. K jakým závěrům docházejí a jaké zkušenosti si z řízení "vzdálených" zaměstnanců odnesli?
Řada zaměstnanců, kteří si na práci z domova zvykli, oceňuje, že se jejich práce stává samostatnější a svůj čas či úkoly si mohou alespoň částečně organizovat sami. Někteří si cení i toho, že se na svou práci mohou lépe soustředit nebo že dokáží lépe sladit svůj pracovní a mimopracovní život.
Z pohledu firem je ve hře především produktivita práce z domova. Zaměstnanci jsou zpravidla přesvědčeni, že práce z domova v jejich případě k žádnému poklesu produktivity nevede. Řada podnikových průzkumů to potvrdila a některé došly dokonce k závěru, že produktivita práce prováděné v rámci home office vzrostla, někdy až o třetinu. Důvodem je nejen větší objem práce, vykonaný v rámci stejného pracovního času, ale často i delší čas, který osoby pracující z domova své práci týdně věnují.
Některé průzkumy však ukázaly i to, že vyšší produktivita domácí práce ve srovnání s kancelářskou nemusí být trvalá. Charakteristická byla především pro počáteční období pandemie. Později začali někteří zaměstnanci pracující z domova bojovat s nedostatkem sociální interakce a jejich spokojenost s domácí prací postupně klesla. S ní se pak snížila i jejich produktivita. Některé zahraniční průzkumy, které tuto skutečnost potvrdily, ukázaly, že pro dvě třetiny pracovníků jsou vztahy s jejich kolegy stejně důležité jako jejich práce.
Méně optimisticky vidí produktivitu zaměstnanců pracujících z domova i někteří zákazníci či partneři firem. Poukazují na to, že lidé pracující z domova jsou často obtížně dostupní, že termíny, které mají dodržet, mnohdy neplatí a že koordinace jejich práce s jejich kolegy pracujícími v téže firmě, ať již z domova či ze svého pracoviště, často vázne.
POVAHA PRÁCE A SCHOPNOSTI ZAMĚSTNANCŮ
Jednoznačné posouzení práce z domova proto není jednoduché: závisí na povaze práce, schopnostech i povaze pracovníků i řídicích a organizačních dovednostech nadřízených, resp. řídicích metodách, které při řízení práce z domova používají. Určité předpoklady pro její efektivitu však přesto formulovat lze.
Povaha práce
Méně výhodné pro práci z domova jsou především činnosti, které se neobejdou bez časté a úzké týmové spolupráce více osob včetně činností vyžadujících rychlou průběžnou výměnu zkušeností či informací. Podstatně vhodnější jsou naopak činnosti kreativní a samostatné, u nichž je vyšší prostor zaměstnanců pro soustředění. Občas může být umožněn i menší mírou vyrušování ze strany nadřízeného, který si svou rušivou funkci neuvědomuje.
Méně výhodná pro práci na dálku bývá i práce spíše nudná a monotónní. Ta je totiž v kancelářském prostředí vykonávána často spolehlivěji, a to hlavně proto, že zde nemusí čelit nejrůznějším "vítaným" rozptýlením, jež s sebou domácí prostředí u této ne příliš zajímavé práce nese.
Schopnosti zaměstnanců a význam osobní disciplíny
Práce na dálku funguje lépe u osob vnitřně disciplinovaných, které si dokážou svůj pracovní čas zorganizovat – stanovit si a dodržovat denní i delší pracovní plány, soustřeďovat se na úkoly prioritní, a výsledky své práce objektivně hodnotit.
Často jde o pracovníky, kteří si na kancelářské prostředí, především tzv. open space, stěžují, protože jim nedává dostatečnou možnost koncentrace, ať již z důvodů rušení, nebo velkého počtu "sociálních rozptýlení", tedy neproduktivních okamžiků vyvolaných rozhovory s kolegy. Jejich rozsah bývá některými studiemi odhadován na hodinu denně. Může jít i o osoby, které jsou svou práci schopné řídit lépe, než to dokáží jejich nadřízení.
Méně vhodná je naopak u zaměstnanců, kteří si svou práci řídit nedokážou, především u těch, kteří se nechají nejrůznějšími způsoby vyrušování snadno unést. Patří k nim i lidé, kteří svému sociálnímu okolí nedokážou vysvětlit, že i při práci z domova by měli být pro běžné sociální kontakty nedostupní, či kteří nechápou, že se za tuto okolnost nemusí nikomu omlouvat. Jejich práce vyžaduje bližší a častější dohled ze strany vedoucích a někdy se bez tohoto průběžného dohledu neobejde.
Řešení problému osob neschopných svou práci samostatně řídit či organizovat nespočívá přitom v tom, že by nevěděly, jak "řídit svůj čas". Metody řízení času mohou tyto osoby velmi dobře znát, jejich problémem jsou však zvyklosti, kterých se nedokážou zbavit, nebo dokonce jejich povahové rysy. K překonání jejich problému tak nestačí, že se metody správného řízení času "naučí", například na kurzu "time managementu". To, co potřebují, je osvojit si, někdy i s oporou kouče, určité psychologické metody či techniky usnadňující jim jejich nepříznivé zvyky překonat. Tedy překonat například zakořeněný zlozvyk odkládat úkoly či rozhodnutí na později.
Ke zvýšení efektivity práce zaměstnanců z domova může přispět i jejich školení zaměřené na to, jak v podmínkách home office svou práci co nejlépe sladit s rodinným a osobním životem. To může být důležité i pro zaměstnance, kteří si chtějí svou práci z domova udržet, potřebují však při ní dosáhnout stejné produktivity jako v kanceláři.
Hlavní oblasti, na které by se tato školení měla zaměřit, by měly zahrnovat tyto okruhy:
1. Jak si vytvořit vhodný pracovní prostor
Tento prostor by měl být stálý a pohodlný a měl by připomínat naše pracovní místo v kanceláři, či by se od něj neměl příliš lišit. Jeho podobnost s prostorem v kanceláři by měla spočívat i v tom, že v něm nebudeme provádět jiné činnosti než činnosti pracovní a nebudeme v něm uchovávat nic, co by nás od práce zbytečně rozptylovalo.
Vhodné pro práci proto bývají spíše jednoduše zařízené prostory neobsahující předměty, které naši pozornost rozptylují. Je-li přítomnost takových předmětů nutná, měli bychom se snažit udržovat je mimo své zorné pole.
2. Jak být při práci z domova organizovaný
Tedy jak si vytvářet pravidelný denní a týdenní, případně i delší časový plán, obsahující konkrétně vymezené úkoly, které si po jejich splnění můžeme "odškrtnout"? Tento plán je vhodné si vytvářet vždy na sklonku pracovního dne či týdne.
Plánováním není nutné trávit velké množství času, zpravidla na něj postačí zhruba 10 minut denně. V jeho rámci je však vždy třeba se soustředit na důležité úkoly, které musíme vykonat za všech okolností. Současně s tím bychom si však měli vždy ponechat dostatečný časový prostor pro úkoly drobné a nepředvídané.
Svou práci bychom měli začínat a končit zhruba ve stejný čas, nejlépe tehdy, kdy jsme začínali a končili svou práci v kanceláři. Hlavní úkoly bychom si pak měli pravidelně naplánovat na dobu, kdy bývá naše denní výkonnost nejvyšší. Zpravidla jsou to 2-3 hodiny nedlouho po začátku práce a 2-3 hodiny následující s určitým odstupem po obědě. V tomto čase se nenechme druhými ani sebou samým vyrušovat a vůči osobám, majícím k tomuto vyrušování sklon, je dobré vystupovat s nezbytnou asertivitou.
3. Jak si vytvářet pravidelné pauzy
Pravidelné přestávky umožňují našemu mozku relaxovat a znovu se soustředit. Jsou tak důležitým…
