Vnitřní předpis zaměstnavatele o poskytování cestovních náhrad

2.7.1

Vnitřní předpis zaměstnavatele o poskytování cestovních náhrad

Ing. Karel Janoušek

Vzor

Zaměstnavatel …………………………………………….. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO), zastoupený …………………………

V souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, vydávám tento vnitřní předpis o poskytování cestovních náhrad.

1. Tato vnitřní směrnice stanoví postup pro určování podmínek konání pracovní cesty, poskytování zálohy na cestovní náhrady, vyúčtování a likvidaci nákladů na pracovní cesty zaměstnanců.

2. Za zaměstnance se pro uvedené účely považuje

a) zaměstnanec v pracovním poměru, tj. v pracovním poměru podle § 33 ZP a dalších,

b) osoby, se kterými byla sjednána dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. dohoda o provedení práce (§ 75 ZP) nebo dohoda o pracovní činnosti (§ 76 ZP). V těchto případech však lze cestovní náhrady poskytnout pouze v případě, že to bylo ve smlouvě sjednáno.

d) osoby, jejichž příjmy za práci pro společnost jsou příjmy zdaňované podle § 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), přestože výkon uvedených činností nemůže být předmětem pracovní smlouvy.

Pozn.: Stejně jako u zaměstnanců se postupuje při poskytování cestovních náhrad u osob, které u zaměstnavatele konají práci v případě tzv. jiných úkonů v obecném zájmu. Jde např. o případy uvedené v ustanoveních: § 184 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, § 78 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, § 53 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích. Přichází-li uvedené v úvahu, je vhodné to do vnitřního předpisu uvést.

3. Pracovní cestou se podle § 42 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Na pracovní cestu lze zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Pro účely cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje také cesta k výkonu práce mimo pravidelné pracoviště a zaměstnavatelem nařízená nebo odsouhlasená cesta k výkonu práce do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště mimo rozvrh směn.

Podle příslušných ustanovení zákoníku práce, platných prováděcích předpisů a této vnitřní směrnice se postupuje také při poskytování cestovních náhrad při přeložení nebo dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli (dále jen „pracovní cesta“).

4. Pravidelné pracoviště sjednává se zaměstnancem v pracovní smlouvě personální oddělení v návaznosti na sjednané místo výkonu práce, a to po dohodě s vedoucím zaměstnancem, do jehož působnosti bude zaměstnanec organizačně zařazen. Případnou změnu sjednaného pravidelného pracoviště (např. při převedení na jinou práci, do jiného organizačního útvaru, závodu, provozovny, na jiné pracoviště, do působnosti jiného vedoucího zaměstnance apod.) je nutno sjednat se zaměstnancem písemnou dohodou, která je nedílnou součástí pracovní smlouvy. Pravidelné pracoviště nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. V místě bydliště může mít zaměstnanec sjednáno pravidelné pracoviště pouze v případě, že druh práce sjednaný v pracovní smlouvě může vykonávat ve svém bytě. Vedoucí zaměstnanci nemohou mít bydliště sjednáno jako pravidelné pracoviště.

(Toto ustanovení je vhodné specifikovat podle zvyklostí a potřeb zaměstnavatele.)

5. Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště, je pro účely cestovních náhrad pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.

6. Pracovní cestu nařizuje zaměstnanci nejbližší přímý nadřízený od úrovně vedoucího oddělení…………….. (dále jen „nařizující zaměstnanec“), což stvrzuje podpisem na Cestovním příkazu.

Zahraniční pracovní cestu nařizuje zaměstnanci …………………….(uvést jméno oprávněné osoby).

Ke stanovení podmínek konání pracovní cesty a vyúčtování cestovních náhrad se používá tiskopis Cestovní příkaz. Je-li jako dopravní prostředek použito služební vozidlo, jsou podmínky konání pracovní cesty uvedeny na tomto příkazu a tiskopis Cestovní příkaz není nutno předem vyplňovat.

(Toto ustanovení je vhodné specifikovat podle zvyklostí a potřeb zaměstnavatele. Uvedený tiskopis není nezbytně nutno k nařízení pracovní cesty a podmínek jejího konání používat, v případě používání tiskopisů je vhodné k vnitřnímu předpisu připojit jeho vzor.)

7. Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu určí zaměstnavatel vždy:

a) účel pracovní cesty,

b) datum, hodinu a místo nástupu na pracovní cestu,

c) datum a místo ukončení pracovní cesty,

d) místo výkonu práce,

e) způsob dopravy,

f) další podmínky podle svého uvážení.

Další informace jsou uvedeny v části II. této směrnice.

1. Zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší náhrada:

a) jízdních výdajů

b) výdajů za ubytování,

c) zvýšených stravovacích výdajů (dále jen stravné),

d) zvýšených stravovacích výdajů v zahraničí (dále jen zahraniční stravné),

e) nutných vedlejších výdajů.

2. Náhrada jízdních výdajů

Zaměstnanec, který nařizuje pracovní cestu je povinen určit, jaký dopravní prostředek má zaměstnanec na pracovní cestě použít. Při určeném použití vlaku má zaměstnanec nárok na úhradu jízdného ve II. vozové třídě. Ve výjimečných případech, pokud je to účelné a opodstatněné, může nařizující zaměstnanec rozhodnout o použití vlaku EC/IC/SC s místenkou, příp. i I. vozové třídy. Použití lehátka nebo lůžka při zahraniční pracovní cestě musí být předem schváleno … (uvést kým, např. vedoucím ekonomického úseku).

O použití letadla nebo vozidla jiného než vozidla zaměstnavatele (dále jen soukromé vozidlo) může být rozhodnuto pouze po předchozím projednání s……………….. (uvést jméno oprávněné osoby).

Při rozhodování, zda zaměstnavatel požádá zaměstnance o použití jeho soukromého vozidla nebo zda mu nařídí jako dopravní prostředek veřejnou hromadnou dopravu, případně mu dodatečně (před pracovní cestou) povolí použití soukromého vozidla, přihlédne zaměstnanec, který pracovní cestu nařizuje k předběžné kalkulaci (porovnání nákladů za použití soukromého vozidla a celkové výše jízdného veřejnou hromadnou dopravou), a to v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti k variantě, která je pro zaměstnavatele výhodnější.

(Všechna výše uvedená ustanovení je nutno specifikovat podle zvyklostí nebo potřeb zaměstnavatele. Je možno např. uvést, zaměstnanec si zvolí vhodný dopravní prostředek sám, příp. tuto možnost omezit jen na autobus a vlak. Pak ovšem zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů podle toho, jaký dopravní prostředek skutečně použil).

2.1. Náhrada jízdních výdajů za použití určeného prostředku veřejné hromadné dopravy dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Vedle této náhrady přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů místní hromadnou dopravou v prokázané výši.

2.2 Jestliže zaměstnanec jízdní výdaje neprokáže hodnověrným dokladem (např. jízdenkou) náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší. Zaměstnavatel však ve výjimečných případech může zaměstnanci náhradu jízdních výdajů na základě doporučení zaměstnance, který pracovní cestu nařídil, poskytnout i v případě, že zaměstnanec výši jízdného dokladem neprokázal. To se netýká jízdních výdajů při použití letadla, lodi a taxislužby. Cenu jízdného, kterou zaměstnanec bez prokázání doklademve vyúčtování uvedl, ověří pracovník odpovědný za likvidaci cestovních náhrad ………………. (uvést jméno oprávněné osoby) na internetu nebo telefonickým dotazem u dopravce.

(Také toto ustanovení je možno upravit podle potřeb zaměstnavatele, zaměstnavatel může rozhodnout, že při neprokázání jízdních výdajů dokladem nebude náhrada jízdních výdajů proplacena nikdy anebo může omezit případné použití ustanovení § 185 ZP.)

2.3 Náhrada jízdních výdajů místní hromadnou dopravou (MHD)

Náhrada jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Při použití místní hromadné dopravy při pracovní cestě v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů za použití MHD ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec jízdní výdaje prokazoval.

2.4 Za použití dopravního prostředku před nebo po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů v prokázané výši, nejvýše však do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo.

2.5 Použití soukromého silničního motorového vozidla na pracovní cestě

2.5.1 Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy své soukromé vozidlo, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného určeným hromadným dopravním prostředkem dálkové přepravy a cena jízdného MHD, kterou by jinak použil. V tom případě musí být na tiskopisu Cestovní příkaz v podmínkách konání pracovní cesty v kolonce dopravní prostředek uveden určený dopravní prostředek a poznámka o dodatečném povolení použití soukromého vozidla, tj. např. Autobus, povoleno AUV vč. SPZ vozidla.

2.5.2 Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele na pracovní cestě soukromé silniční motorové vozidlo, přísluší mu náhrada výdajů ve výši základní náhrady (dále jen „ZN“) a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty (dále jen „NPHM“), příp. také náhrada jízdních výdajů MHD v prokázané výši.

2.5.3 Nejpozději před povolením použití soukromého vozidla podle bodu 2.5.1 a 2.5.2 je zaměstnanec povinen předložit zaměstnavateli k nahlédnutí tyto doklady:

a) platný řidičský průkaz,

b) technický průkaz vozidla,

c) doklad o sjednání pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., v platném znění (zákonné pojištění), tj. platnou zelenou kartu.

(Zaměstnavatel může stanovit např. i povinnost předložení smlouvy o havarijním pojištění vozidla)

2.5.4 Zaměstnavatel nesmí povolit použití soukromého vozidla zaměstnanci, který nemá odpovídající řidičský průkaz, není proškolen a přezkoušen z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích podle § 103 odst. 2 ZP a nemá platnou zdravotní prohlídku podle § 103 odst. 1 písm. a) ZP.

2.5.5 Pokud jsou ve vozidle současně přepravováni další zaměstnanci, pak jim náhrada jízdních výdajů nepřísluší. Náhrada jízdních výdajů podle bodu 2.5.1 a 2.5.2 za použití soukromého vozidla přísluší pouze zaměstnanci – řidiči vozidla.

2.5.6 Sazba základní náhrady za 1 km jízdy je uvedena v platné vyhlášce MPSV. Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnance se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvyšuje o 15 %.

2.5.7 Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM) přísluší zaměstnanci ve výši součinu spotřeby paliva příslušného vozidla (S), ujeté vzdálenosti (km) a platné ceny pohonné hmoty (C):

NPHM = S × km × C : 100,

kde S označuje spotřebu pohonné hmoty vozidla pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie v l/100 km zjištěnou z technického průkazu vozidla. Jestliže v technickém průkazu takovýto údaj není, vypočítá se spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu vozidla. Není-li v technickém průkazu vozidla uveden žádný údaj o spotřebě PHM, je zaměstnanec podle § 158 odst. 4 ZP povinen předložit technický průkaz vozidla shodného typu, ve kterém spotřeba paliva je uvedena. Pokud zaměstnanec technický průkaz vozidla nepředloží, nelze výši NPHM vypočíst a zaměstnanci vyplatit. Cenu PHM (tj. cenu v Kč za litr) prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení pohonné hmoty v době 2 dny před až 2 dny po pracovní cestě (tuto toleranci lze zpřísnit např. na 1 den před až 1 den po pracovní cestě apod.). Musí jít o doklad o zakoupení druhu PHM uvedeného v technickém průkazu příslušného vozidla. Jestliže zaměstnanec doloží více dokladů o nákupu PHM, stanoví se podle uvedeného ustanovení zákoníku práce cena PHM aritmetickým průměrem doložených cen. Pokud zaměstnanec cenu PHM dokladem neprokáže, použije se pro výpočet výše NPHM cena uvedená v platné vyhlášce MPSV. Ujetá vzdálenost v km musí být uvedena ve vyúčtování cestovních náhrad z pracovní cesty.

2.5.8 Silniční daň za použití soukromého osobního automobilu (kategorie M1) odvádí zaměstnavatel. Při použití soukromého nákladního vozidla (např. kategorie N1) je poplatníkem daně silniční provozovatel vozidla zapsaný v technickém průkazu vozidla, tj. zpravidla zaměstnanec.

3. Náhrada výdajů za ubytování

3.1 Zaměstnanci přísluší náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s určenými podmínkami konání pracovní cesty, v prokázané výši, tj. ve výši uvedené na dokladu vystaveném příslušným ubytovacím zařízením. Tento doklad musí byt při ubytování zaměstnance v tuzemsku vystaven pouze v české měně, v zahraničí v příslušné cizí měně. Pokud zaměstnanec předloží doklad o úhradě ubytování v tuzemsku v cizí měně anebo současně v cizí měně a české měně, nelze ho zahrnout do vyúčtování cestovních náhrad.

3.2 Po dobu návštěvy člena rodiny během pracovní cesty hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat.

3.3 Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit.

3.4 Je-li součástí ceny za ubytování snídaně, oběd nebo večeře, snižuje se stravné způsobem uvedeným v bodu 5.4, případně zahraniční stravné podle bodu 6.4.

3.5 Ve výjimečných případech může být zaměstnanci poskytnuta náhradu výdajů za ubytování i v případě, že zaměstnanec doklad o ceně ubytování nepředložil, a to na základě doporučení zaměstnance, který pracovní cestu nařídil. Cenu ubytování, kterou zaměstnanec bez prokázání dokladem ve vyúčtování uvedl, ověří pracovník odpovědný za likvidaci cestovních náhrad na internetu nebo telefonickým dotazem u ubytovacího zařízení. Současně ověří, zda součástí ceny ubytování byla snídaně nebo jiné jídlo.

3.6 Na dokladu o ubytování musí být uvedeno jméno ubytovaného zaměstnance a jde-li o daňový doklad pro účely DPH i název zaměstnavatele.

4. Náhrada nutných vedlejších výdajů

4.1 Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši prokázané dokladem. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Zaměstnancem požadovanou částku neprokázanou dokladem může zaměstnavatel upravit podle svých zkušeností.

4.2 Nutné vedlejší výdaje jsou výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit v souvislosti s pracovní cestou a plněním pracovních úkolů na této pracovní cestě, např. výdaje za služební telefony, fax, parkování s vědomím zaměstnavatel použitého vozidla, úschovu zavazadel, vstupné na veletrh, úhrada dálničního poplatku, příp. poplatky za použití silnic a tunelů v zahraničí, připojištění léčebných výhod zaměstnance při zahraniční pracovní cestě, poplatek za směnu měny (ve které byla zaměstnanci poskytnuta záloha) v zahraničí na měnu příslušného státu apod., a to podle posouzení předložených dokladů.

Za nutné vedlejší výdaje nelze považovat výdaje soukromého charakteru, jako např., pokuty, mytí vozidel při pracovní cestě soukromým vozidlem, úhrada konzumace z minibaru v hotelovém pokoji, půjčení televizoru, zákonné pojištění vozidla, různé úplatky apod.

5. Stravné

5.1 Za každý kalendářní den tuzemské pracovní cesty, příp. za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni, přísluší zaměstnanci náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravné) ve výši:

a) … Kč trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) … Kč trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,

c) … Kč trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

(Uvedenou se částky v rámci rozpětí stanoveného platnou vyhláškou MPSV pro státní a příspěvkovou sféru (pro rok 2021 platí vyhláška č. 589/2020 Sb.). Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může sice poskytnout zaměstnanci i vyšší stravné, v takovém případě by však musel rozdíl proti horní hranici příslušného rozpětí zaměstnanci přidanit ke mzdě a zahrnout do vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.)

5.2 Stravné se stanoví za každou pracovní cestu, příp. tuzemskou část zahraniční pracovní cesty samostatně, a to i v případě, kdy jich zaměstnanec v kalendářním dni vykonal několik.

5.3 Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To neplatí pro stravné za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty. Stravné za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty se stanoví vždy za každý kalendářní den této pracovní cesty samostatně.

5.4 Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá (bezplatné poskytnutí stravy), snižuje se za každé uvedené jídlo stravné o hodnotu:

a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

(Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může stanovit nebo sjednat i nižší procento snížení stravného za jedno bezplatně poskytnuté jídlo. V takovém případě je rozdíl proti uvedeným maximálním mírám snížení stravného za jedno bezplatně poskytnuté jídlo částkou, která se podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP u zaměstnance považuje za zdanitelný příjem podle § 6 odst. 1 ZDP a zahrnuje do vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího…